Capitulo Dois

O conceito de evento se coloca a partir de 3 aspectos: tema central, missão e objetivos do evento.

a)Tema central: é o próprio título do evento. Talvez o mais importante para o marketing de sucesso do evento. O título deve ser bem específico e deve revelar o que o evento tem a proporcionar aos patrocinadores e ao público alvo.

b)Missão: é o conceito do evento. A missão é muito importante para os promotores do evento em seu planejamento e execução. É invisível para o público, mas determina muito bem o sucesso do evento.

c)Objetivos: é através dos objetivos que se atinge a missão. Definir os objetivos demarcará metas quantitativas e qualitativas para o sucesso do evento. Ele é dividido em objetivo principal que abrange: o relacionamento; a divulgação da marca ou a execução de negócios ou vendas, e objetivos secundários que ajudam a atingir o objetivo principal. É voltado para as estratégias e planejamento de marketing do evento.

O próximo passo para executar o evento, é a delimitação e identificação do público – alvo. Essa identificação parte da missão e dos objetivos do evento. Além disso, o marketing tem grande poder em delimitar o público convidado.

Depois, deve-se determinar a data do evento. Essa definição deve seguir alguns critérios: deve-se pesquisar datas comemorativas, eventos concorrentes, considerar dias de semana mais apropriados, datas de fechamento de vendas e a sazonalidade.

Mais um passo a ser dado, é a escolha do local. Deve-se considerar se o local é a cara do evento, se tem a infra-estrutura necessária e se condiz com o orçamento do evento.

Se escolheu o local, deve-se agora partir para as atividades. Elas variam de acordo com os objetivos. Se for objetivo de relacionamento, as atividades devem proporcionar a interação dos convidados. Se for de vendas, deve-se evidenciar o produto, e se for exposição da marca, deve expor a empresa dos patrocinadores e os produtos de forma eficaz. As palestras, as reuniões, ações sociais e de entretenimento são opções de atividades dependendo do objetivo do evento. Para agregar ao evento coorporativo, é interessante a exposição de estandes, contanto que seja para expor os produtos das empresas. São eles os tipos de estandes: padronizados e customizados.Definidas as atividades, o roteiro do evento é essencial: horário das atividades, horário de inicio e fim, horário dos breaks, das refeições, etc. É importantíssimo que os promotores consigam atingir a pontualidade, além de divulgar aos convidados o roteiro completo e detalhado.