Capitulo Três

Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínios
Depois de definido públco-alvo, atividades que serão desenvolvidas e formato, é possível definir de qual forma será oferecido benefícios aos patrocinadores.

Seleção dos benefícios oferecidos aos patrocinadores

Três objetivos principais precisam estar relacionados aos benefícios aos patrocinadores, são eles; exposição da marca, relacionamento e venda.

Exposição da marca
Abaixo seguem alguns benefícios que podem ser oferecidos para a exposição da marca, o promotor pode escolher um ou vários.
a)Divulgação na mídia. Deve-se decidir a uma grade de divulgação na mídia, a localização, o tamanho do logotipo ou menção dos patrocinadores no anúncio. O promotor precisa ter cuidado com os benefícios oferecidos aos patrocinadores, já que eles podem ser positivos ou negativos.
b)Assessoria de imprensa. Devem constar dos benefícios oferecidos a menção e o agradecimento aos patrocinadores por partes dos promotores, organizadores,proprietários do espaço, atores, produtores, diretores e demais pessoas envolvidas no evento durante entrevistas. Para promover esse benefício, o promotor pode solicitar material institucional dos patrocinadores para incluir no press release do evento.
c)Peças de divulgação. As possibilidades de divulgação de evento variam de acordo com a verba e o público que pretende-se atingir. Pode-se divulgar o evento para um público maior, ultilizando a mídia, ou a um público menor com a ultilização de e-mails, websites, folders, dentre outros.
d)Merchandising. É onde ocorre mais problemas, já que muitos promotor baseiam-se somente nessa ação para justificar a participação de patrocinadores no evento. Oferecendo uma exposição limitada ao local do evento , quanto mais cotas vendidas mais divulgação da marca. Somente será vantajoso se o evento oferecer cota única ou limitada, onde a cota do patrocinador se torna quase ou totalmente exclusiva.
Possibilidades de merchandising nos eventos:
d.1. Inserção da logomarca em material de sinalização do evento, como banners, cartazes, painéis eletrônicos, telas projetadas, crachás, tarjetas de malas,sinalização de mesa, blocos de anotações, balões, faixas, carros decorados, uniformes de atletas patrocinados, dentre outros. Independente do material ultilizado, todos deverão seguir um padrão de acordo com o tema do evento. Caso haja vários patrocinadores para o evento é necessário ser mais criterioso com a seleção, quantidade e lozalização da logomarca.
d.2. Distribuição de material promocional da empresa durante o evento. Permite aos patrocinadores a distribuição de folhetos institucionais ou lâminas de produtos e serviços nas pastas entregues aos convidados. Deve-se limitar a quantidade e tamanho das peças .
d.3. Entrega ou sorteio de brindes. Os participantes sempre esperam receber brindes, o que garante uma exposição maior da marca e fortalece a imagem do evento, podendo algumas vezes elevar o grau de sofisticação e atratividade.
d.4. Divulgação de vídeo. Permite à empresa apresentar um vídeo institucional para os convidados em um auditório. Os promotores, geralmente, não incluem sesse tipo de serviço por diversos motivo, que são eles; atende ao um número restrito de patrocinadores, pode irritar os convidados, caso o patrocínio seja para ajudar no orçamento do evento o vídeo pode diminuir o brilho da marca. É cada vez mais difícil manter os convidados no evento, e os vídeos tomam tempo do evento.
d.5.Menção do patrocinador. Permite que sejam citados nomes dos patrocinadores durante o evento, o que pode significar falta de atrativos. Os convidados costumam não se lembrar dos agradecimentos.
e)Patrocínio do translado. Quando o evento implica em algum tipo de deslocamento é possível disponibilizar cotas de patrocínio para todo o percurso. O que é muito interessante para os patrocinadores, já que sua marca vai ser a primeira ser vista pelos participantes. Dentre os benefícios estão; banners expostos na porta do transporte utilizado, capas para os encostos, copos e talheres estampados, material promocional a bordo, vídeo institucional, saudação de boas vindas, palestra institucional e entretenimento a bordo.
f) Patrocínio do Keimote speaker. Patrocina o palestrante, custeando não apenas sua contratação, como também sua estada, transporte e refeição. O que permite a exposição da logomarca durante a apresentação do palestrante, podendo ser através de slides. É permitido que o patrocinador faça a apresentação do palestrante com um breve discurso.
Palestras em durante o evento
A palestra é extremamente importante para a atração de possíveis patrocinadores, nesse caso, é permitido apresentação de produtos e serviços durante a palestra. É preciso ter alguns cuidados ao apresentar esse benefício aos patrocinadores, que são eles, a ordem será pré-estabelecido e bem divulgado a todos. O conteúdo será analisado pelo promotor do evento visando à padronização visual, à duração e às características. A duração da palestra na deve ultrapassar os 30 minutos, é necessário informar com antecedência os recursos que serão utilizados. O palestrante deve ser escolhido de acordo com o assunto, é necessário que os patrocinadores enviem os nomes e um pequeno histórico profissional, para que sejam divulgados na programação do evento.
Estande ou espaço exclusivo
Caso ofereça esse benefício, deve-se apresentar um layout do pavilhão e permitir que o patrocinador escolha o local de seu estande.
Ações ou sociais e de entretenimento
a)Atividades esportivas. Oferece exclusividade em ações esportivas do evento da seguinte forma; merchandising ao longo do campo, distribuição de material necessário à execução do esporte, horários exclusivos para autógrafos, campeonatos, clínica exclusiva oferecidos aos convidados do patrocinador e exposição na mídia. A venda de cotas de exclusividade é o maior interesse do promotor, pois garante verba integral de ação.
b) Almoço, jantares, coffee breaks ou coquetéis. Pode ser oferecidas cotas de patrocínio de todas as refeições em todos os dias, multiplicando a arrecadação. Alguns benefícios dessa ação são; merchandising no local, saudação aos convidados, palestra da empresa ou de um convidado seu, escolha do cardápio, contratação de chef de cozinha renomado, apresentação de vídeo e entrega ou sorteio de brindes.
c) Salas de relaxamento ou beleza. Empresas que não são do ramo podem se interessar pelo público alvo e investir em cotas. O valor dessas cotas não pode ser elevado, já que se restringe uma ação localizada.
d) Shows. Apresentação de um artista conhecido do público presente pode-se oferecer cotas de patrocínio, desde que não seja a atração principal.
e) Cursos de aperfeiçoamento pessoal. Podem advir de benefícios específicos como exposição da marca no local, menção por parte dos patrocinadores ou palestrantes, entrega de brindes e material promocional, dentre outros.
f) Sala de Internet. Empresas do setor tecnológico têm interesse em patrocinar, montando um ambiente de acesso a Internet a oferecendo de graça ao convidado.
Além de todos esses benefícios deve ser oferecida exposição da logomarca em todo material de divulgação do evento e ações de merchandising no local. Todos os brindes entregues no evento são de responsabilidade do patrocinador.
Estratégia pré e pós-evento
O interesse das empresas que patrocinam um evento é a obtenção da lista de presentes com o máximo de informações, já que a manutenção e aquisição de mailing list são custosas e de difícil acesso. Os promotores podem auxiliar as empresas no pós-evento, o apoio pode ser padronizado e oferecido a todas. Algumas idéias de pós-eventos que podem ser oferecidas são;
a)Mais do que um RSVP. Contar com um RSVP (Répondez, s’il vous plait) ativo e passivo é essencial para convencer possíveis patrocinadores. Algumas ações de pré-evento que podem e devem ser apoiadas por um RSVP, que são eles; pesquisas de perfil, pesquisas específicas para o evento, pesquisas de lembrança de marca e pesquisa de conteúdo.
b) Contrato pré-evento. Depois de levantadas informações sobre o perfil dos confirmados, o patrocinador pode interagir com eles antes do evento. Várias ações podem ser oferecidas de acordo com os interesses de patrocinador e promotor, são elas; envio de material promocional, reforço do convite, envio de brindes e pesquisa de conteúdo.
c) Mailing dos participantes. A lista de convidados que compareceram ao evento é muito importante para identificar o tipo de público que os patrocinadores irão interagir.
d) Envio de material. O patrocinador deve enviar uma carta de agradecimentos aos participantes, podendo conter folhetos com informações da empresa e de suas próximas atividades.
e) Pós-evento. É comum que o patrocinador tenha interesse de manter um relacionamento com os participantes. A fomentação e a formação de comunidades congregando participantes por um determinado assunto são algumas das táticas utilizadas. Pode-se promover um encontro pré-agendado ou uma seqüência de encontros para:
Ø Dar continuidade a discussão de um tema que não se tenha esgotado durante o evento.
Ø Oferecer treinamentos específicos de uma área ou função.
Ø Discutir e buscar caminhos e soluções para problemas levantados durante o evento.
Ø Manter hábitos comuns de consumo.
Ø Promover competições ou torneios esportivos.
Ø Manter interesses culturais comuns.
Ø Oferecer visitação à empresa patrocinadora.
f) Administração de mailing e das ações. O promotor pode montar uma estrutura separada dedicada à organização de evento e ao planejamento pré e pós-evento.
Avaliação do evento
É vantajoso para negociação mostrar o resultado da avaliação do evento, não somente para facilitar a negociação do patrocínio, como também para que o promotor possa entender os pontos fortes e fracos que servirão de base para melhoria nas próximas edições.
Cálculo de valor de evento
O promotor precisa garantir sua margem e atrair investidores, é preciso considerar fatores interno e externos.
Identificar o custo do evento
O promotor deve levantar todos os custos envolvidos no evento, sendo necessário arrolar as principais atividades e fazer um levantamento dos gastos previstos para elas. Para o custo desses itens pode atribuis de 60% a 80%dependendo do nível de detalhes. Esse valor é denominado Custo levantado (CL). Para cobrir os custos não previstos ou de menor valor, que escapam de levantamento inicial, considera-se 40% a 20% do restante. A soma do custo elevado com os custos não previstos, total este denominado de Custo Final Estimado (CFE).
Calcular o valor do evento
É uma tarefa complexa já que ocorrem mudanças constantes no mercado, há três formas de calcular o preço de um evento. A fase de baixa de concorrência (faseI), têm-se o custo como item fixo e a margem como item variável. A fase de alta concorrência (faseII) onde o preço é o item fixo e o custo é o variável. A fase de busca pela vantagem competitiva (faseIII), onde o preço é igual a margem mais custo.
Decisões sobre níveis de cotas de patrocínio
Caso haja por parte do promotor o interesse de mais de um patrocinador, podem-se definir cotas de patrocínio, de diferentes níveis. Existem três formas de dividir o valor total de cotas; um único patrocinador, mais de um patrocinador com cotas de valores e benefícios similares e mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados. Para decidi- se entre uma das formas citadas o promotor deverá responder algumas perguntas, como;
Ø O valor do evento é suficientemente alto para se ter mais de um patrocinador?
Ø A opção por apenas um patrocinador irá prejudicar seus objetivos de exposição de marca?
Ø Há um número de empresas, dentro de target, suficiente para preencher as cotas do mesmo valor? Será necessário incluir cotas de menor valor para garantir maior número de patrocinadores?
Ø Os benefícios são suficientes para atrair quantos patrocinadores?
Ø As possibilidades de exposição da marca venda ou relacionamento podem sofrer distinções claramente justificáveis e percebidas pelos patrocinadores de diferentes níveis?
Ø O target de patrocinadores é composto por empresas de diferentes portes, considerando cada um dos segmentos-target?